আধুনিক ডিজিটাল জীবনে ইমেইল আদান-প্রদান আমাদের প্রাত্যহিক কাজের অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে দাঁড়িয়েছে। তবে দীর্ঘদিনের পুরনো ইমেইল অ্যাড্রেস ব্যবহারে একটি বড় বিড়ম্বনা হলো ইনবক্সে অপ্রয়োজনীয় মেইলের পাহাড়। বিভিন্ন বাণিজ্যিক প্রচারণামূলক বার্তা এবং অপ্রাসঙ্গিক সাবস্ক্রিপশনের ভিড়ে অনেক সময় অতি গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলো চোখের আড়ালে চলে যায়। নতুন কোনো ইমেইল অ্যাকাউন্ট না খুলেই এই বিশৃঙ্খলা দূর করার জন্য জিমেইল ব্যবহারকারীদের জন্য চমৎকার কিছু কৌশল রয়েছে যা ইনবক্সকে নিমিষেই পরিচ্ছন্ন ও কার্যকর করে তুলতে পারে।

ইমেইল গুছিয়ে রাখার প্রথম সৃজনশীল কৌশলটি হলো ইমেইল ঠিকানায় বিন্দুর বা ডটের ব্যবহার। জিমেইল কর্তৃপক্ষের নীতি অনুযায়ী, মূল ঠিকানার মাঝখানে ডট যোগ করলেও সেটি একই অ্যাকাউন্টে মেইল পৌঁছে দেয়। ব্যবহারকারী চাইলে তার মূল ঠিকানার বিভিন্ন স্থানে ডট বসিয়ে সেটিকে ভিন্ন ভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করতে পারেন। এই পদ্ধতির প্রকৃত সুফল পাওয়া যায় জিমেইলের ফিল্টার অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে। ব্যবহারকারী যদি নির্দিষ্ট একটি ডটযুক্ত ঠিকানার জন্য আলাদা লেবেল বা ফোল্ডার সেট করে দেন, তবে ওই ঠিকানায় আসা মেইলগুলো সরাসরি ইনবক্সে না জমে নির্ধারিত ফোল্ডারে জমা হবে। এটি ব্যবহারের জন্য জিমেইল সেটিংসের ফিল্টার ট্যাব থেকে নতুন ফিল্টার তৈরি করে ‘টু’ বক্সে ডটসহ ঠিকানাটি লিখে ফোল্ডার নির্দিষ্ট করে দিলেই ইনবক্সের ভিড় কমে আসে।

আরেকটি অত্যন্ত শক্তিশালী ও টেকনিক্যাল পদ্ধতি হলো প্লাস চিহ্নের মাধ্যমে অ্যালিয়াস বা ছদ্মনাম তৈরি করা। জিমেইল অ্যাকাউন্টের মূল নামের শেষে একটি প্লাস চিহ্ন এবং নির্দিষ্ট শব্দ যোগ করে অগণিত ভিন্ন ভিন্ন ঠিকানা তৈরি করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, কোনো শপিং সাইট বা নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করার সময় মূল নামের সাথে সংশ্লিষ্ট শব্দটি যোগ করে দিলে ব্যবহারকারী খুব সহজেই শনাক্ত করতে পারেন কোন উৎস থেকে মেইলটি আসছে। পরবর্তীতে এই প্লাস চিহ্নযুক্ত ঠিকানাগুলোকে ফিল্টারের মাধ্যমে আলাদা ফোল্ডারে পাঠিয়ে দিলে প্রয়োজনীয় ও ব্যক্তিগত মেইলগুলো ইনবক্সের প্রধান পাতায় স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান থাকে। এমনকি পুরনো অনেক অ্যাকাউন্টের তথ্য পরিবর্তন করেও এই সুবিধা গ্রহণ করা সম্ভব।

সবশেষে, যারা টেকনিক্যাল ফিল্টার তৈরির ঝামেলায় যেতে চান না, তাদের জন্য জিমেইল সরাসরি ইনবক্স কাস্টমাইজেশনের সুবিধা প্রদান করে। জিমেইল সেটিংসের ইনবক্স টাইপ অপশনে গিয়ে ব্যবহারকারী তার প্রয়োজন অনুযায়ী মেইল সাজানোর ধরন বদলে নিতে পারেন। এখানে গুরুত্ব অনুযায়ী মেইল আগে দেখানো, না পড়া মেইলগুলোকে সবার উপরে রাখা কিংবা তারকা চিহ্নিত মেইলগুলোকে প্রাধান্য দেওয়ার মতো একাধিক বিকল্প রয়েছে। এই ছোট পরিবর্তনগুলো করার মাধ্যমে ইনবক্সের চেহারাই বদলে যায় এবং ব্যবহারকারী তার পছন্দমতো ট্যাব বা আনরিড মেইল সংখ্যা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। দীর্ঘমেয়াদে ইনবক্সকে জঞ্জালমুক্ত রাখতে এই পদ্ধতিগুলোর মধ্যে নিজের জন্য সহজতর কৌশলটি বেছে নেওয়াই হবে বুদ্ধিমত্তার কাজ।